Da sich die Belegschaft weiterentwickelt und immer mehr zu einer hybriden Arbeitsumgebung wird, wird der Bedarf an besseren Werkzeugen zur Erleichterung einer effektiven Zusammenarbeit immer wichtiger. Um eine produktive Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung zu ermöglichen, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern Zugang zu Collaboration Rooms bieten.
Was sind Kollaborationsräume und warum sind sie wichtig?
Collaboration Rooms sind hybride Räume, in denen Mitarbeiter zusammenkommen können, um an Projekten zu arbeiten, Dateien auszutauschen und effektiv zu kommunizieren.
Die Effektivität dieser Räume ist von entscheidender Bedeutung. Ohne diese Räume können Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich in der neuen Arbeitsweise zurechtzufinden, und weniger produzieren, als sie es mit den richtigen Tools könnten. In Unternehmen, die nicht die richtigen Tools zur Verfügung stellen, neigen die Mitarbeiter dazu, ihre eigenen Lösungen anzupassen, ihre eigenen Anwendungen und Geräte mitzubringen und Markenstandards uneinheitlich anzuwenden, sowohl intern als auch extern. Dies verringert nicht nur die Effizienz, sondern beeinträchtigt auch den Ruf der Marke, die Arbeitsmoral und das Engagement.
Das Eingeständnis, dass eine Veränderung notwendig ist, bedeutet jedoch nicht, dass die Veränderung erfolgreich oder optimal sein wird. Die Einrichtung eines Raums für die Zusammenarbeit ist nicht so einfach, wie einen Laptop oder einen Wandbildschirm in jeden Konferenzraum zu stellen und das Ganze zu beenden. Die Wahl der richtigen Technologie, von der Hardware bis zur Software, ist entscheidend dafür, dass die Mitarbeiter den Raum tatsächlich nutzen und den größten Nutzen aus der Investition ziehen können.
Der Bedarf an produktiven Hybridräumen
Laut einer Studie von Frost & Sullivan glauben 98 % der Mitarbeiter, dass Meetings in Zukunft auch Teilnehmer aus der Ferne umfassen werden. Viele Menschen brauchen effektive hybride Umgebungen.
Auch Unternehmen hören zu und passen sich an, um den Kommunikationsbedürfnissen ihrer Mitarbeiter besser gerecht zu werden. Laut Knight & Franklin glauben 55 % der befragten Unternehmen, dass sie in den nächsten drei Jahren den Anteil an gemeinschaftlich genutzten Räumen in ihren Büros erhöhen werden. (Knight & Franklin). Wenn man bedenkt, wie viel Geld und Zeit diese Kooperationsprojekte kosten, dann sagt die Tatsache, dass die meisten Unternehmen bereit sind, diese Instrumente zu nutzen, viel aus.
Collaboration Rooms sind eine funktionsübergreifende Investition mit mehreren KPIs
Grundsätzlich muss jedes Projekt mit einer datenbasierten Motivation beginnen, die überprüft und analysiert werden kann. Beginnen Sie damit, zu verstehen, warum Collaboration Rooms für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Wollen Sie die Produktivität Ihres Teams verbessern? Innovation vorantreiben? Mitarbeiter binden? Die Kundenzufriedenheit verbessern? Sobald Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) für Ihr Unternehmen ermittelt haben, können Sie damit beginnen, die Auswirkungen Ihres Collaboration Rooms zu verfolgen. Wenn einer Ihrer KPIs beispielsweise die Teamproduktivität ist, können Sie die Anzahl der im Collaboration Room abgehaltenen Besprechungen, die durchschnittliche Dauer der Besprechungen und die während der Sitzung verwendeten Anwendungen erfassen.
Es gibt viele Möglichkeiten, die Effektivität zu messen. Die Schwierigkeit besteht darin, aussagekräftige und messbare Kennzahlen auszuwählen. Im Folgenden finden Sie fünf Aktivitäten, die Ihnen helfen, das richtige Design und die richtigen Ziele für Ihr Projekt zu finden.
5 Schritte zur Einrichtung eines Collaboration Room
1. Verstehen Sie das Ziel
Der wichtigste Teil des Prozesses besteht darin, den Zweck des zu schaffenden Raums für die Zusammenarbeit zu bestimmen und zu verstehen, wie der Raum genutzt werden soll – nicht nur von den Hauptbeteiligten des Projekts, sondern auch von den Endnutzern und Mitarbeitern oder Besuchern, die den Raum nutzen werden. Arbeiten Sie die Szenarien für die Nutzung des Raums durch und definieren Sie sie. Was sind die Anwendungen und Ergebnisse dieser Umstände? Erstellen Sie einige Personas und Anwendungsfälle, um zu verstehen, was Sie zu erreichen versuchen.
2. Eine Größe passt nicht für alle
Jeder Raum für die Zusammenarbeit und jeder Arbeitsbereich ist einzigartig, abhängig von den Menschen und den räumlichen Gegebenheiten des Raums/der Räume. Sie können keine Räume replizieren, die in anderen Organisationen funktionieren. Der physische Raum ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der richtigen Umgebung, ebenso wie die Beleuchtung und die Zugänglichkeit. Es lohnt sich, sich für diesen Schritt Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Überlegungen dokumentiert und erörtert wurden, um die bestmögliche Nutzung des Raums zu gewährleisten.
3. Bilder sagen mehr als tausend Worte
Animationen sind ein wirkungsvolles Mittel, um eine Idee oder einen Entwurf in die physische Welt zu übertragen. Mit Hilfe von Bildern, Zeichnungen und anderen künstlerischen Techniken können wir uns ein Bild davon machen, wie unser Arbeitsbereich aussehen wird, bevor er überhaupt gebaut ist. Das hilft uns, alle Nuancen zu erkennen, die möglicherweise angepasst werden müssen, um eine Atmosphäre zu schaffen, die die Nutzung der Werkzeuge erleichtert.
4. Geld, Geld, Geld
Alles dreht sich um Geld und das Budget und die Investitionen, die zur Unterstützung dieser Projekte erforderlich sind, ganz gleich, ob es sich um einen kleinen Besprechungsraum oder einen größeren Konferenzraum handelt. Die Investitionsrendite ist entscheidend, und die Beteiligten müssen eine fundierte Entscheidung über die Investition ihres Geldes treffen. Es ist wichtig, in Zusammenarbeit mit Ihren Technologiepartnern einen soliden Business Case zu entwickeln, um den Kostenvorteil des Collaboration Space zu verstehen und die Möglichkeiten zu maximieren.
5. Leben nach der Installation
Herzlichen Glückwunsch! Der Collaboration Space wurde gemäß den Spezifikationen installiert! Noch besser: Er funktioniert. Jetzt fängt die harte Arbeit erst richtig an. Um den ROI zu maximieren, müssen wir Arbeitsweisen festlegen und die Beteiligten unterstützen, damit jeder das Beste aus dieser neuen Arbeitsweise herausholt. Manche Menschen sind Befürworter des Wandels, andere wollen gar nicht, dass sich etwas ändert. Die Erleichterung dieses Lernprozesses ist absolut entscheidend. Dazu sollten Sie die KPIs und die Nutzung verfolgen und immer wieder darüber sprechen, wie die neuen Tools eingesetzt werden.
Bei X2O Media arbeiten wir mit Ihnen und Ihrem Team zusammen, um den Raum für die Zusammenarbeit so zu gestalten, wie Sie ihn sich vorstellen. Von dort aus begleiten wir Sie durch die Designphase, die Inspektion vor Ort, die Installation und die Benutzerschulung, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem neuen Raum für Zusammenarbeit herausholen.
