Avis de confidentialité

Le présent avis de confidentialité s’applique à toute personne accédant, gérant et/ou utilisant :

Les services et produits de X2O Media, tels que : les outils et la plateforme de productivité en ligne (X2O Cloud), y compris les applications X2O Mobile, X2O Desktop, X2O Teams et OneRoom (collectivement, les « Services »),

les sites Web de X2O Media, y compris www.x2omedia.com

les activités de X2O Media, y compris le service d’assistance à la clientèle, les conférences d’utilisateurs et les sessions de démonstration (collectivement, les « activités »).

Dans la mesure où les informations sont associées à une personne physique identifiée ou identifiable et sont protégées en tant que données personnelles en vertu de la législation applicable en matière de protection des données, elles sont désignées dans le présent avis de confidentialité par le terme « données personnelles ».

Nous pouvons accéder, transférer, traiter et/ou analyser vos données personnelles obtenues via les services, les sites web et les activités de X2O Media. Pour plus d’informations, vous pouvez demander notre avis de confidentialité en envoyant un courriel à compliance@x2omedia.com/. Si vous n’êtes pas d’accord avec les conditions, nous vous conseillons de ne pas accéder ou utiliser les services, sites web ou activités de X2O Media.

Le présent avis de confidentialité ne s’applique pas au déploiement sur site des services X2O, où le client a le contrôle total des données stockées sur le système X2O, et où X2O Media n’accède pas, ne transfère pas et ne traite pas les données à caractère personnel.

Le présent avis de confidentialité ne s’applique pas aux applications ou logiciels de tiers qui s’intègrent ou s’interfacent avec le service par l’intermédiaire de la plateforme X2O Media (« services de tiers »), ni à aucun autre produit, service ou entreprise de tiers. Des exemples de services tiers intégrés à la plateforme X2O pourraient être Facebook, X (anciennement connu sous le nom de Twitter), des flux RSS, des bases de données externes ou d’autres sources de données externes.

Un accord distinct régit la fourniture, l’accès et l’utilisation du service (l' »accord client »), y compris le traitement de tout message, fichier ou autre contenu soumis par l’intermédiaire des comptes du service (collectivement, les « données client »). L’organisation (par exemple, votre employeur ou une autre entité ou personne) qui a conclu le Contrat Client (« Client ») contrôle son instance du Service (son « Espace de Travail » – tel que : les outils et la plateforme de productivité en ligne (X2O Cloud), y compris les applications X2O Mobile, X2O Desktop et OneRoom) et toutes les Données Client associées. Si vous avez des questions sur les paramètres spécifiques de l’Espace de travail et les pratiques de confidentialité, veuillez contacter le Client dont vous utilisez l’Espace de travail. Si vous avez reçu une invitation à rejoindre un Espace de travail mais que vous n’avez pas encore créé de compte, vous devez demander de l’aide à l’expéditeur (employeur, partenaires, institution, représentant et/ou point de contact chez X2O Media) qui a envoyé l’invitation.

Nous recueillons toute une série d’informations auprès de vous, notamment

• Des informations personnelles : Il s’agit d’informations telles que votre nom, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone. Vous pouvez fournir ces informations lorsque vous manifestez de l’intérêt pour X2O Media, lorsque nous déterminons que vous pouvez avoir un intérêt pour X2O Media, lorsque les données sont partagées avec nous par une personne ou une société pertinente associée à vous, lorsque vous remplissez un formulaire, que vous vous abonnez à notre bulletin d’information ou que vous utilisez l’une de nos solutions à quelque fin que ce soit.
• Les informations relatives à votre utilisation de notre site web, telles que votre adresse IP, les pages que vous visitez et les liens sur lesquels vous cliquez.
• Cookies et technologies similaires qui suivent vos activités sur notre site web.
• Les informations associées aux préférences et aux paramètres d’un compte ou d’un profil d’utilisateur qui utilise le produit X2O OneRoom, ce qui peut inclure les paramètres audio et vidéo, les paramètres de l’appareil photo et du microphone, les images de l’avatar, la localisation ou d’autres détails associés au profil de l’utilisateur.
• Informations sur l’appareil utilisées lors de l’interaction avec le produit X2O OneRoom, qui peuvent inclure des informations sur les haut-parleurs, le microphone, l’appareil photo, la version du système d’exploitation, l’adresse MAC, l’adresse IP, les attributs de l’appareil (comme la version du système d’exploitation), les informations sur le Wi-Fi et d’autres informations sur l’appareil.
• Le contenu généré dans les sessions hébergées sur le produit X2O OneRoom, qui peut inclure de l’audio, de la vidéo, des messages en réunion, des tableaux blancs, du contenu de messagerie instantanée, des réponses à des sondages et des fichiers, ainsi que le contexte connexe, tel que les détails de l’invitation, le nom de la réunion ou les détails de la réunion. Le contenu peut contenir votre voix et votre image, en fonction des paramètres du propriétaire du compte, de ce que vous choisissez de partager, de vos paramètres et de ce que vous faites sur le produit X2O OneRoom.
• Informations d’utilisation sur la manière dont les personnes et leurs appareils interagissent avec le produit X2O OneRoom, par exemple : lorsque les participants rejoignent et quittent une réunion ; si les participants envoient des messages et avec qui ils le font ; données de performance ; ou actions (telles que la mise en sourdine/hors sourdine ou l’activation/désactivation de la vidéo et l’élévation de la main).

Nous utilisons vos informations personnelles pour vous fournir les services que vous avez demandés, tels que

• Vous permettre d’accéder au portail X2O Media et à ses fonctionnalités.
• Vous permettre d’accéder au produit X2O OneRoom et à ses sessions.
• Vous envoyer des bulletins d’information.
• Répondre à vos demandes de renseignements.

Nous pouvons également utiliser vos informations pour:

• Analyser et améliorer notre site web et nos services.
• Communiquer avec vous au sujet de nos produits, services et promotions.
• Respecter les obligations légales et appliquer nos politiques.
• Permettre l’accès à l’une de nos solutions au sein de notre plateforme.

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos informations personnelles contre l’accès non autorisé, la divulgation ou l’utilisation abusive. Toutefois, aucune méthode de transmission sur l’internet ou de stockage électronique n’est totalement sûre, et nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue.

Nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi.

Si vos données ont été collectées dans le cadre d’une démonstration, elles ne seront pas conservées plus de 12 mois, sauf accord contraire.

Nous pouvons partager vos informations personnelles avec nos fournisseurs de services qui nous aident à fournir nos services, tels que le fournisseur d’hébergement de serveurs en nuage Microsoft Azure, le fournisseur de surveillance des performances de l’infrastructure Datadog, et le fournisseur d’hébergement et d’analyse de sites web. Nous pouvons également partager vos informations avec les autorités gouvernementales ou d’autres tiers lorsque la loi l’exige ou pour protéger nos droits légaux.

Vous avez le droit de demander l’accès à vos informations personnelles que nous détenons et de les corriger. Vous pouvez également retirer votre consentement au traitement de vos informations personnelles à tout moment. Toutefois, veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir certains services et/ou accès. À tout moment, vous pouvez également demander à bénéficier du droit à l’oubli/à l’effacement, pour autant qu’il n’y ait pas de raison de s’y opposer.

Nous pouvons mettre à jour cet avis de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou nos obligations légales. Nous publierons la version mise à jour sur notre site web et indiquerons la date de la dernière révision.

La responsabilité varie d’un cas à l’autre, selon les solutions et l’usage qui en est fait. Pour les solutions OneRoom et Digital Signage / Workplace, lorsque le client a un locataire, X2O Media est le processeur de données, tandis que le client de X2O est le contrôleur de données. Il peut y avoir des exceptions à la règle, qui seront stipulées dans l’accord et/ou le cahier des charges avec le client de X2O.

Le locataire de X2O Media, qui est généralement utilisé pour les démonstrations et la communication externe, est également considéré comme un client de X2O Media, auquel cas la société serait à la fois responsable du traitement des données et contrôleur.

X2O Media est une filiale du groupe STRATACACHE. STRATACACHE détient l’intégralité des droits sur le site X2O Media et donc sur les données qui y sont collectées.

10. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le présent avis de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée, y compris notre « Politique de confidentialité » élargie et « Vos droits et choix », veuillez nous contacter à l’adresse suivante : compliance@x2omedia.com . Le DPD et l’équipe chargée de la conformité se feront un plaisir de répondre rapidement à vos questions. Vous pouvez également nous contacter à l’adresse http://www.x2omedia.com/contact-us ou à l’adresse postale ci-dessous :

X2O Media Inc.
147 Saint Paul St West, Suite 300
Montreal, Quebec, Canada
H2Y 1Z5
Téléphone : (514) 987-7557
Sans frais : 888-987-7557

Les informations contenues dans le présent avis de confidentialité ont été mises à jour et/ou vérifiées pour la dernière fois le 8 décembre 2023, par le DPO mondial, le représentant de la conformité commerciale et du GDPR, et cosignées par le vice-président principal des opérations de X2O Media.