5 étapes pour créer une salle de collaboration

Pour permettre une collaboration productive dans un environnement de travail hybride, les entreprises doivent donner à leurs employés l’accès à des salles de collaboration.

Que sont les salles de collaboration et pourquoi sont-elles importantes ?

Les salles de collaboration sont des espaces hybrides où les employés peuvent se réunir pour travailler sur des projets, partager des fichiers et communiquer efficacement.

L’efficacité de ces salles de collaboration est essentielle. Sans ces salles, les employés peuvent se retrouver à lutter pour s’orienter dans la nouvelle façon de travailler et à produire moins qu’ils ne le pourraient avec les bons outils. Les lieux de travail qui ne fournissent pas les bons outils ont également tendance à voir les employés adapter leurs propres solutions, apporter leurs propres applications et appareils, appliquer les normes de la marque de manière incohérente dans leurs efforts, tant en interne qu’en externe. Cela réduit non seulement l’efficacité, mais érode également la réputation de la marque, le moral et l’engagement.

Cela dit, reconnaître qu’un changement est nécessaire ne signifie pas que ce changement sera réussi ou optimal. Créer une salle de collaboration n’est pas aussi simple que d’installer un ordinateur portable ou un écran mural dans chaque salle de conférence et d’en rester là. Il est essentiel de choisir la bonne technologie, du matériel aux logiciels, pour que les employés utilisent réellement la salle et tirent le meilleur parti de leur investissement.

Le besoin d’espaces hybrides productifs

In a study by Frost & Sullivan, 98% of employees believe future meetings will include remote participants. A lot of people need effective hybrid environments.

Businesses are also listening, adapting to better meet the communications needs of their workforce. According to Knight & Franklin, 55% of businesses surveyed believe they will increase the proportion of collaborative space in their offices over the next three years. (Knight & Franklin). Considering the cost in both the money and time that these collaborative projects entail, the fact that MOST businesses express willingness to pursue these tools says a lot.

Collaboration Rooms Are a Cross-Functional Investment with Multiple KPIs

Fundamentally, any project must start with a data-centric motivation that can be verified and analyzed. Start by understanding why collaboration rooms are important to your organization.

Are you looking to improve team productivity? Drive innovation? Fidéliser les employés ? Améliorer la satisfaction des clients ? Une fois que vous avez identifié les indicateurs clés de performance (ICP) les plus importants pour votre entreprise, vous pouvez commencer à suivre l’impact de votre salle de collaboration. Par exemple, si l’un de vos indicateurs clés de performance est la productivité de l’équipe, vous pouvez suivre des paramètres tels que le nombre de réunions tenues dans la salle de collaboration, la durée moyenne des réunions et les applications utilisées pendant la session.

Il existe de nombreuses façons de mesurer l’efficacité. La difficulté est de choisir des paramètres qui soient à la fois significatifs et mesurables. Voici cinq activités qui vous aideront à définir la conception et les objectifs de votre projet.

5 étapes de la création d’une salle de collaboration

1. Comprendre l’ambition
La partie la plus importante du processus consiste à déterminer l’objectif de l’espace de collaboration que vous cherchez à créer, et à comprendre comment l’espace sera utilisé - pas seulement par les principales parties prenantes du projet, mais aussi par les utilisateurs finaux et les employés ou visiteurs qui l’utiliseront. Étudiez et définissez les scénarios d’utilisation de l’espace. Quelles sont les applications et les résultats de ces circonstances ? Créez des personas et des cas d’utilisation pour comprendre ce que vous essayez de réaliser.

2. Une taille unique ne convient pas à tout le monde
Chaque salle de collaboration et espace de travail est unique, en fonction des personnes et de l’espace physique de la ou des salles. Vous ne pouvez pas reproduire des espaces qui pourraient fonctionner pour d’autres organisations. L’espace physique est un facteur important pour choisir les bons environnements, tout comme l’éclairage et l’accessibilité. Il vaut la peine de prendre le temps de cette étape pour s’assurer que toutes les considérations clés ont été documentées et discutées afin de garantir la meilleure utilisation possible de l’espace.

3. Les images valent mille mots
L’animation est un moyen puissant de transposer une idée ou un concept dans le monde physique. En utilisant des images, des dessins et d’autres techniques artistiques, nous pouvons visualiser ce à quoi ressemblera notre espace de travail avant même qu’il ne soit construit, ce qui nous aide à identifier toutes les nuances à ajuster pour créer des atmosphères qui rendront les outils faciles à utiliser.

4. L’argent, l’argent, l’argent
Tout revient à l’argent, au budget et à l’investissement nécessaires pour soutenir ces projets, qu’il s’agisse d’un petit espace de caucus ou d’une plus grande salle de réunion. Le retour sur investissement est crucial et les parties prenantes doivent prendre une décision éclairée quant à l’investissement de leur argent. Il est important de développer une solide analyse de rentabilité en association avec vos partenaires technologiques afin de comprendre le rapport coût-bénéfice de l’espace de collaboration et de maximiser l’opportunité.

5. La vie après l’installation
Félicitations ! L’espace de collaboration a été installé conformément aux spécifications ! Mieux encore, il fonctionne. Maintenant, le travail difficile commence vraiment. Pour maximiser le retour sur investissement, nous devons établir des méthodes de travail et soutenir les parties prenantes, afin que chacun tire le meilleur parti de cette nouvelle façon de travailler. Certaines personnes sont des partisans du changement, d’autres ne veulent jamais que quelque chose change. Il est absolument essentiel de faciliter ce processus d’apprentissage. Pour ce faire, suivez les indicateurs clés de performance et l’utilisation, et continuez à parler de la façon d’utiliser les nouveaux outils.

Chez X2O Media, nous nous associons à vous et à votre équipe et nous travaillons ensemble pour conceptualiser entièrement l’expérience de la salle de collaboration que vous recherchez. À partir de là, nous vous guiderons tout au long de la phase de conception, de l’inspection du site, de l’installation et de la formation des utilisateurs afin de nous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre nouvel espace de collaboration.