À mesure que la main-d’œuvre évolue et devient plus hybride, la nécessité de disposer de meilleurs outils pour faciliter une collaboration efficace devient encore plus importante. Pour permettre une collaboration productive dans un environnement de travail hybride, les entreprises doivent donner à leurs employés l’accès à des salles de collaboration.
Que sont les salles de collaboration et pourquoi sont-elles importantes ?
Les salles de collaboration sont des espaces hybrides où les employés peuvent se réunir pour travailler sur des projets, partager des fichiers et communiquer efficacement.
L’efficacité de ces salles de collaboration est essentielle. Sans ces salles, les employés peuvent avoir du mal à s’y retrouver dans la nouvelle façon de travailler et produire moins que ce qu’ils pourraient faire avec les bons outils. Les lieux de travail qui ne fournissent pas les bons outils ont également tendance à voir les employés adapter leurs propres solutions, apporter leurs propres applications et appareils, et appliquer les normes de la marque de manière incohérente dans leurs efforts, à la fois en interne et en externe. Cela réduit non seulement l’efficacité, mais érode également la réputation de la marque, le moral et l’engagement.
Cela dit, le fait de reconnaître la nécessité d’un changement ne signifie pas que ce changement sera réussi ou optimal. Construire une salle de collaboration n’est pas aussi simple que d’installer un ordinateur portable ou un écran mural dans chaque salle de conférence et de s’arrêter là. Le choix de la bonne technologie, du matériel au logiciel, est essentiel pour que les employés utilisent réellement la salle et tirent le meilleur parti de l’investissement.
Le besoin d’espaces hybrides productifs
Selon une étude de Frost & Sullivan, 98 % des employés pensent que les réunions futures incluront des participants à distance. De nombreuses personnes ont besoin d’environnements hybrides efficaces.
Les entreprises sont également à l’écoute et s’adaptent pour mieux répondre aux besoins de communication de leur personnel. Selon Knight & Franklin, 55 % des entreprises interrogées pensent qu’elles augmenteront la proportion d’espaces collaboratifs dans leurs bureaux au cours des trois prochaines années. (Knight & Franklin). Compte tenu du coût en argent et en temps que ces projets de collaboration impliquent, le fait que la plupart des entreprises expriment leur volonté d’utiliser ces outils en dit long.
Les salles de collaboration sont un investissement interfonctionnel avec de multiples indicateurs de performance.
Fondamentalement, tout projet doit commencer par une motivation centrée sur les données, qui peut être vérifiée et analysée. Commencez par comprendre pourquoi les salles de collaboration sont importantes pour votre organisation.
Cherchez-vous à améliorer la productivité de vos équipes ? Favoriser l’innovation ? Fidéliser les employés ? Améliorer la satisfaction des clients ? Une fois que vous avez identifié les indicateurs clés de performance (ICP) les plus importants pour votre organisation, vous pouvez commencer à suivre l’impact de votre salle de collaboration. Par exemple, si l’un de vos ICP est la productivité de l’équipe, vous pouvez suivre des paramètres tels que le nombre de réunions tenues dans la salle de collaboration, la durée moyenne des réunions et les applications utilisées au cours de la session.
Il existe de nombreuses façons d’évaluer l’efficacité. La difficulté consiste à choisir des indicateurs qui soient à la fois significatifs et mesurables. Voici cinq activités qui vous aideront à définir la conception et les objectifs de votre projet.
5 étapes pour créer une salle de collaboration
1. Comprendre l’ambition
La partie la plus importante du processus consiste à déterminer l’objectif de l’espace collaboratif que vous cherchez à créer et à comprendre comment l’espace sera utilisé – non seulement par les principales parties prenantes du projet, mais aussi par les utilisateurs finaux et les employés ou visiteurs qui l’utiliseront. Élaborez et définissez les scénarios d’utilisation de l’espace. Quelles sont les applications et les résultats de ces circonstances ? Créez des personas et des cas d’utilisation pour comprendre ce que vous essayez de réaliser.
2. Une taille unique ne convient pas à tous
Chaque salle de collaboration et chaque espace de travail est unique, en fonction des personnes et de l’espace physique de la salle. Il n’est pas possible de reproduire des espaces qui pourraient fonctionner dans d’autres organisations. L’espace physique est un facteur important dans le choix des environnements, tout comme l’éclairage et l’accessibilité. Il vaut la peine de consacrer du temps à cette étape pour s’assurer que toutes les considérations clés ont été documentées et discutées afin de garantir la meilleure utilisation possible de l’espace.
3. Les images parlent d’elles-mêmes
L’animation est un moyen puissant de transposer une idée ou un projet dans le monde physique. En utilisant l’imagerie, les dessins et d’autres techniques artistiques, nous pouvons visualiser à quoi ressemblera notre espace de travail avant même qu’il ne soit construit, ce qui nous aide à identifier toutes les nuances qui peuvent être nécessaires pour créer des atmosphères qui rendront les outils faciles à utiliser.
4. L’argent, l’argent, l’argent
Tout revient à l’argent, au budget et à l’investissement nécessaires pour soutenir ces projets, qu’il s’agisse d’un petit espace de discussion ou d’une grande salle de réunion. Le retour sur investissement est crucial et les parties prenantes doivent prendre une décision éclairée sur l’investissement de leur argent. Il est important d’élaborer une solide analyse de rentabilité en association avec vos partenaires technologiques afin de comprendre le rapport coût-bénéfice de l’espace de collaboration et de maximiser l’opportunité.
5. La vie après l’installation
Félicitations ! L’espace de collaboration a été installé conformément aux spécifications ! Mieux encore, il fonctionne. C’est maintenant que le plus dur commence. Pour maximiser le retour sur investissement, nous devons mettre en place des méthodes de travail et soutenir les parties prenantes, afin que chacun tire le meilleur parti de cette nouvelle façon de travailler. Certaines personnes sont des partisans du changement, d’autres ne veulent jamais que les choses changent. Il est absolument essentiel de faciliter ce processus d’apprentissage. Pour ce faire, il faut suivre les indicateurs clés de performance et l’utilisation, et continuer à parler de la manière d’utiliser les nouveaux outils.
Chez X2O Media, nous nous associons à vous et à votre équipe et travaillons ensemble pour conceptualiser pleinement l’expérience de la salle de collaboration que vous recherchez. Ensuite, nous vous guiderons tout au long de la phase de conception, de l’inspection du site, de l’installation et de la formation des utilisateurs afin de garantir que vous tirerez le meilleur parti de votre nouvel espace de collaboration.
